الدليل الشامل لإدارة الحضور والانصراف

تعتبر إدارة الحضور والانصراف هي إحدى المهام الحيوية في إدارة الموارد البشرية، حيث تُعد متابعة وتسجيل ساعات عمل الموظفين أمراً بالغ الأهمية لضمان الالتزام بساعات العمل وتحقيق الإنتاجية المطلوبة. 

في هذا المقال، نستعرض لك الدليل المتكامل لإدارة الحضور والانصراف وكل ما تحتاج لمعرفته لتطبيق نظام فعال في مؤسستك، إذ نوضح فيه ما يلي:

• ما هي أهمية نظام إدارة الحضور والانصراف؟
• ماهي القطاعات التي تحتاج نظام الحضور والانصراف؟ 
• هل يوجد بيئات عمل لا تحتاج نظام إدارة الحضور والانصراف؟
• كيفية إعداد سياسة الحضور والانصراف الداخلية في المنظمات؟
• ما هي جدولة الدوام في نظام الحضور والانصراف؟
• هل من الأفضل اتباع الإجراءات اليومية أو الشهرية لضبط  الحضور والانصراف؟ 
• ما هي المخالفات التي تتعلق بالحضور والانصراف، وكيف يجب التعامل معها؟ 

ما هي أهمية نظام إدارة الحضور والانصراف؟

إن نظام إدارة الحضور والانصراف له أهمية كبيرة في المؤسسات لعدة أسباب رئيسية:

1- ضمان الالتزام بساعات العمل المحددة

يساعد نظام إدارة الحضور والانصراف في متابعة ساعات عمل الموظفين والتأكد من التزامهم بالجداول الزمنية المحددة، وهذا يساهم في الحفاظ على الالتزام والانضباط في مكان العمل.

2- تحسين الإنتاجية والأداء

يعتبر وجود نظام فعال لإدارة الحضور والانصراف أساساً في زيادة الإنتاجية والأداء الكلي للمؤسسة، من خلال تعزيز الانضباط والالتزام بين الموظفين، الذي يؤدي بدوره في تحفيز الموظفين على زيادة الإنتاجية.

3- تسهيل عملية إدارة الرواتب

يوفر نظام إدارة الحضور والانصراف البيانات الدقيقة والموثوقة عن ساعات العمل التي تُسهل عملية إدارة الرواتب وتقديم المستحقات المالية للموظفين بشكل دقيق.

5- تعزيز الثقة والشفافية

يعزز وجود نظام إدارة حضور وانصراف متكامل الثقة بين الموظفين والإدارة، حيث يضمن وجود بيانات دقيقة ويمنع أي محاولات للتلاعب أو الغش، مما يساهم في تحسين بيئة العمل وزيادة الولاء والانتماء.

ماهي القطاعات التي تحتاج نظام الحضور والانصراف؟ 

تحتاج العديد من القطاعات والمجالات اعتماد نظام إدارة الحضور والانصراف بشكل أساسي، وخاصة أي قطاع أو مؤسسة تعتمد بشكل كبير على تواجد الموظفين وضرورة متابعة ساعات عملهم، ستكون بحاجة إلى نظام إدارة متطور وفعال في هذا المجال، ونذكر من هذه المجالات:

• قطاع التجزئة والمبيعات.
• قطاع المطاعم والمقاهي.
• قطاع الصناعة والإنتاج. 
• قطاع التعليم.
• قطاع الرعاية الصحية.

هل يوجد بيئات عمل لا تحتاج نظام إدارة الحضور والانصراف؟

بالطبع يوجد، فهناك على سبيل المثال لا الحصر البيئات التي تعمل بنظام النتائج فقط (ROWE)

Result Only Work Environment، وهي تعتبر نهج جديد في إدارة الموظفين يركز على تحقيق النتائج بدلاً من التركيز على ساعات العمل المحددة، أي أن الموظفين لديهم مرونة كاملة في تحديد أوقات عملهم بما يناسبهم شريطة إنجاز المهام والواجبات في الوقت المحدد، وهنا تركز الإدارة على تحفيز الموظفين وتمكينهم لتحقيق النتائج بدلاً من الرقابة على الحضور والانصراف.

كيفية إعداد سياسة الحضور والانصراف الداخلية في المنظمات؟

تعتبر تقنية إعداد سياسة الحضور والانصراف الداخلية في المنظمات مهمة لأنها تلعب دوراً أساسياً في تنظيم العمل، وهذه بعض النقاط التي يجب التركيز عليها:

1- تحديد مواعيد الحضور والانصراف

ويكون ذلك من خلال تحديد الساعات الرسمية للعمل (مثل 8 صباحًا إلى 5 مساءً)، وتحديد وقت الحضور والانصراف المسموح به مع هامش زمني معقول.

2- سياسة الغياب والإجازات

وتكون من خلال تحديد أنواع الإجازات المسموح بها (إجازة سنوية، مرضية، طارئة، ...)، ووضع ضوابط  لطلب وقبول الإجازات، بالإضافة إلى تحديد حدود الغياب المسموح بها قبل اتخاذ إجراءات تأديبية.

3- نظام تسجيل الحضور والانصراف

ويكون ذلك من خلال اختيار وسيلة تسجيل مناسبة (بطاقات, بصمة, كشوفات, ...)، وتحديد إجراءات التسجيل وضوابطها، كما يجب وضع آلية للتعامل مع الحالات الاستثنائية كالنسيان أو التأخير.

4- المتابعة والرقابة

يجب تحديد الجهة المسؤولة عن متابعة وإدارة الحضور والانصراف، وإعداد التقارير الدورية ورفعها للإدارة العليا، وكذلك وضع آليات للتعامل مع المخالفات وعدم الانضباط الوظيفي.

5- الحوافز والعقوبات

يجب وضع نظام للمكافآت والحوافز المرتبطة بالالتزام بالحضور، وبالمقابل تحديد العقوبات المترتبة على المخالفات والغياب غير المبرر.

6- نشر السياسة والتوعية بها

يجب توثيق السياسة في دليل إجراءات داخلي، كما يجب نشرها وتوعية الموظفين بها، وأيضاً يجب إيجاد قنوات للاتصال لتجيب على استفسارات الموظفين واقتراحاتهم.

وبالتالي، تغطي سياسة الحضور والانصراف جميع الجوانب المتعلقة بإدارة ومتابعة حضور الموظفين في المنظمة.

ما هي جدولة الدوام في نظام الحضور والانصراف؟

تُعد الإدارة الفعالة لجدولة الدوام أداة رئيسية لتحسين الكفاءة التشغيلية وضمان جودة الأداء في مختلف أقسام الشركة، وخاصة الأقسام التي تتطلب تواجد الموظفين بشكل فعلي مثل أقسام المبيعات وخدمة العملاء.

وهذه بعض النقاط التي يجب أن تؤخذ بعين الاعتبار عند القيام بجدولة الدوام:

1- تحليل احتياجات العمل

وتكون من خلال دراسة متطلبات التشغيل والخدمة خلال اليوم أو الأسبوع، وتحديد أوقات الذروة والأوقات الهادئة.

2- تحديد أنماط الدوام

عبر تحديد نمط الدوام مثل دوام كامل (مثل 8 ساعات في اليوم)، أو دوام جزئي (مثل 4-6 ساعات في اليوم)، أو دوام متغير (مثل 7-9 ساعات في اليوم)، وغيرها بما يتناسب مع العمل.

3- وضع مخطط الدوامات

في حال الحاجة إلى تقسيم الموظفين إلى مجموعات حسب المهام والأقسام، يجب تحديد مواعيد حضور وانصراف كل مجموعة، وكذلك تخصيص الدوام المناسبة لكل مجموعة، مع مراعاة التوازن في عدد الساعات والأيام.

4- إدارة الجداول والتعديلات

يجب وضع آلية لطلب التغييرات والموافقة عليها، كما يجب إدارة الإجازات وتأثيرها على الجداول، والاستمرار في متابعة التطبيق الفعلي للجداول والتعديل عند الحاجة.

بهذه الخطوات، يتم وضع جدول دوام متوازن ومرن يلبي احتياجات العمل ويراعي ظروف الموظفين.

هل من الأفضل اتباع الإجراءات اليومية أو الشهرية لضبط  الحضور والانصراف؟ 

تقوم الشركات التي لا تملك نظام موارد بشرية باستخدام الإجراءات الشهرية، وعادة ما تكون وقت إعداد مسير الرواتب، مما يسبب صعوبة في اكتشاف حالات الغياب أو التأخير المتكررة بشكل مبكر، وكذلك قد يشعر بعض الموظفين بنقص المتابعة والمساءلة.

أما الشركات التي تعتمد الإجراءات اليومية فهي تملك إمكانية التدخل السريع والتصحيح في حالات الغياب أو التأخير، لأنها أكثر متابعة للحضور والانصراف اليومي، وبالتالي تعمل على  تحفيز الالتزام المستمر من قبل الموظفين.

ويعتمد الخيار الأمثل بين هذين النهجين على طبيعة العمل، وثقافة المنظمة، وتفضيلات الموظفين، وغالباً ما يكون الأفضل هو الجمع بينهما، مع التركيز على الإجراءات الشهرية كأساس واستخدام المتابعة اليومية عند الضرورة.

ما هي المخالفات التي تتعلق بالحضور والانصراف، وكيف يجب التعامل معها؟ 

هناك مجموعة من المخالفات التي قد تتعلق بالحضور والانصراف، وفيما يلي أبرزها:

1- التأخير عن مواعيد الدوام.

2- الغياب غير المبرر.

3- استغلال إجازات المرض.

4- الخروج المتكرر أثناء الدوام.

5- تسجيل الحضور والانصراف نيابة عن الموظفين الآخرين.

6- الخروج المبكر من الدوام.

أما طريقة التعامل معها فهي تعتمد على سياسات الشركة، إذ يمكن أن تقوم الشركة بإعطاء الموظف فرصة للتفسير والتصحيح قبل فرض عقوبات، أو تكون من خلال إرسال تنبيهات للموظفين المخالفين، مع إمكانية تطبيق العقوبة المناسبة للمخالفة المرتكبة حسب القوانين والسياسات المعتمدة فيها، بحيث يبقى الهدف الأساسي هو ضمان الالتزام بساعات العمل والحفاظ على انضباط الحضور والانصراف.

بالختام، يساعد استخدام نظام إدارة الحضور والانصراف المؤسسات في  تحقيق الانضباط والإنتاجية المطلوبة. تقدم لك أنظمة دوسو السحابية نظام إدارة الحضور والانصراف المتكامل الذي يلبي احتياجاتك ويجعل نجاحك أسهل.

 دوسو هي الطريق الأفضل للنجاح الأكبر. تعرف على دوسو وانطلق نحو القمة.

‍