تعتبر الإدارة المحاسبية واحدة من أهم وأعقد عمليات إدارة الشركات والمؤسسات التي تلعب دوراً أساسياً في ضمان تحقيقها لأهدافها والوصول إلى النجاح المالي المطلوب. نطّلع في هذا المقال على مفهوم دليل الحسابات COA وأساسياته، لتحقيق إدارة مالية ناجحة تضمن زيادة الأرباح وتقليص الأخطاء.
يعتبر دليل الحسابات أو شجرة الحسابات فهرساً عاماً لحصر جميع البنود والإجراءات المحاسبية التي تقوم بها الشركة أو المؤسسة طبقاً لنشاطها الرئيسي خلال فترة زمنية محددة، لتنظيم الشؤون المالية وإبقاء الأطراف المعنيين، كالمستثمرين والمساهمين، رؤية واضحة وفهماً أكبر لصحة الشركة المالية.
ولضمان الوصول السريع لحسابات مالية معينة، يحتوي كل حساب ضمن دليل الحسابات على رمز تعريف واسم ووصف موجز، يمكن للشركة تعديلهم ليتناسبوا مع حجمها وطبيعة عملها.
يُنظّم دليل الحسابات لعرض المعلومات بالترتيب الذي تظهر به ضمن البيانات المالية للمؤسسة، إذ تُدرَج أولاً حسابات الميزانية، وتليها حسابات بيان الدخل.
ويمكن بعد ذلك تقسيم الحسابات الاساسية للأصول والالتزامات وحقوق المساهمين والإيرادات والمصروفات، إلى حسابات فرعية، مثل الإيرادات التشغيلية ومصروفات التشغيل والإيرادات غير التشغيلية والخسائر غير التشغيلية.
الجدير بالذكر أنّه لا يوجد تنسيق موحّد لجميع دلائل الحسابات، وإنّما تبقى للشركات حرية إنشاء وتعديل واستخدام التنسيق والنموذج الحسابي الأنسب لها ولطبيعة عملها. إذ أن الأمر الأهم في العملية هو اعتماد تنسيق واحد بمرور الوقت لضمان اتساق المقارنات المالية دورياً.
يساعد تطبيق دليل الحسابات ضمن المؤسسات على رفع كفاءة التنظيم والإدارة، بما يترافق مع عدّة مزايا:
غالباً ما يشترط المراجعون والمدققون وجود دليل حسابات مُطبق ضمن الشركة أو المؤسسة، لضمان سهولة ودقة المراجعات الحسابية.
يساعد اعتماد دليل المحاسبات على تقليل احتماليات مواجهة المخالفات المالية للمؤسسات والشركات عبر تسجيل الضوابط والسياسات والإجراءات الداخلية بشكل دقيق.
يضمن اعتماد دليل الحسابات تسجيل جميع العمليات المحاسبية مثل الإيرادات والمصروفات، والمبيعات والمشتريات، الأجور والرواتب.
تسجيل جميع العمليات المحاسبية في مكان واحد يساهم في تيوفر الوقت والجهد عند إعداد التقارير الضريبية والمالية مثل القوائم المالية والميزانية العمومية.
يساعد اعتماد دليل الحسابات على مراقبة العمليات المحاسبية والتحقق من صحتها، مما يساعد في التحكم الداخلي في الشركة أو المؤسسة.
كما ذكرنا سابقاً، لا يوجد نموذج واحد لدليل الحسابات، وإنما تتمتّع الشركات بحرية إنشاء واعتماد النموذج الحسابي الأمثل لطبيعة عملها. ويمكن اعتماد الجداول الإلكترونية أو التقليدية لإنشاء دليل حسابي خاص للشركة يدوياً، أو اعتماد الأنظمة الإلكترونية والتطبيقات المتخصصة لذلك. في العموم، تتضمّن غالبية دلائل الحسابات من أقسام مشتركة:
ينقسم عمود الحساب إلى نوعين، الأول للميزانية العمومية، والثاني لبيان الدخل.
وتتضمن فئة الحساب؛ مثل الالتزامات أو حقوق الملكية أو إيرادات أو مصاريف…
وتستخدم للإشارة إلى الحسابات الفرعية المستخدمة في عمليات إدخالات دفتر اليومية مثل النقد وحسابات القبض والحسابات الدائنة والأرباح المحتجزة ومصروفات المرافق والإيرادات.
يخصّص رقم فريد لكل حساب لاستخدامه في رسوم الترميز. في نظام المحاسبة المؤتمت، يقوم النظام تلقائيًا بإنشاء أرقام الحسابات. أما بالنسبة للنماذج المنشأة يدوياً، يتعين على الشركة إعداد نظام الترقيم الخاص بها.
يساعدكم نظام المحاسبة من دوسو ERP على تسهيل عمليات إدارة الموارد المالية عبر مجموعة شاملة من الأدوات التي تمكّنكم من المراقبة وتعزيز أنظمتكم المالية بكفاءة وسهولة وأمان. سارعوا إلى طلب نظام المحاسبة العامة من دوسو ERP للتمتّعوا بمزايا محاسبية فائقة وفريدة.