دليلك الشامل لإدارة الموارد البشرية الفعالة :من التوظيف إلى التطوير
دليلك الشامل لإدارة الموارد البشرية الفعالة :من التوظيف إلى التطوير
تعد الموارد البشرية العنصر الأساسي والحيوي في نجاح أي منظمة، سواء كانت شركة، مؤسسة حكومية أو منظمة غير ربحية، لأن الموارد البشرية هي المسؤولة عن توظيف وتطوير وإدارة الكوادر البشرية التي تشكل قوة العمل والمحرك الرئيسي لتحقيق أهداف المنظمة.
نقدم لك في هذا المقال الكثير من المعلومات التي يجب عليك معرفتها عن نظام الموارد البشرية،، إذ نوضح ما يلي:
- ما هو نظام الموارد البشرية؟
- تاريخ نظام الموارد البشرية
- ما هي وظائف نظام الموارد البشرية؟
- ما هي فوائد إدارة الموارد البشرية؟
- ماذا يعني أمن نظام الموارد البشرية؟
- كيف تختار نظام الموارد البشرية الأكثر كفاءة؟
- متى تشتري نظام الموارد البشرية؟
ما هو نظام الموارد البشرية؟
يعرف نظام الموارد البشرية بأنه مجموعة متكاملة من السياسات والإجراءات والأنظمة التي تهدف إلى إدارة وتطوير الموارد البشرية في المنظمة بطريقة فعالة وبكفاءة عالية، ويتكون هذا النظام من عدة مكونات رئيسية تعمل بشكل متناغم لتحقيق أهداف المنظمة وتلبية احتياجات الموظفين.
يشمل نظام الموارد البشرية عمليات التخطيط والتوظيف والتطوير والتعويض والمشاركة والاحتفاظ بالموظفين، كما يتضمن سياسات وممارسات لتقييم الأداء ورعاية الموظفين وإدارة العلاقات بين الإدارة والعاملين، ويعتبر هذا النظام متكامل ويعمل بشكل متناسق لتعزيز الأداء التنظيمي وزيادة إنتاجية الموظفين ورضاهم عن العمل.
كما يعتمد النجاح في إدارة الموارد البشرية على توافر نظام متكامل قادر على جذب واختيار وتطوير المواهب اللازمة للمنظمة وتوفير بيئة عمل محفزة ومنتجة، وبالتالي، يعتبر نظام الموارد البشرية بأنه عصب أي منظمة ناجحة وركيزة أساسية لتحقيق أهدافها الاستراتيجية.
تاريخ نظام الموارد البشرية
في السابق أي قبل عصر الحاسوب، كانت تتم إدارة الموارد البشرية يدوياً، ويشمل ذلك كافة المهام مثل حفظ السجلات الشخصية للموظفين، وإعداد كشوف المرتبات، وتنظيم السجلات والملفات، وهذا كله كان يتم على نحو بدائي.
ولكن بعد ظهور الحواسيب في أوائل القرن العشرين، بدأ استخدام التقنيات الأولى للأتمتة في إدارة الموارد البشرية، وكان يتم استخدام الأجهزة الحاسوبية الضخمة لإجراء المهام الروتينية مثل إعداد كشوف المرتبات وإدارة السجلات الشخصية للموظفين.
وبعدها في السبعينيات والثمانينيات من القرن الماضي، ومع تطور تكنولوجيا المعلومات، ظهرت أنظمة برمجية متخصصة في إدارة الموارد البشرية، مثل نظم تخطيط موارد المؤسسة (ERP)، والتي ساعدت الشركات في تنظيم وأتمتة العمليات الإدارية بشكل أكثر تطوراً.
وحالياً، ومع انتشار الإنترنت وتطور الحوسبة السحابية، ظهرت حلول برمجية متكاملة لإدارة الموارد البشرية تتيح للمؤسسات إدارة جميع جوانب الموارد البشرية إلكترونياً، بما في ذلك التوظيف، والتدريب، وإدارة الأداء، والتعويضات، وغيرها، وتزيد هذه الأنظمة من كفاءة وفعالية إدارة الموارد البشرية.
اليوم، تعتبر إدارة الموارد البشرية وظيفة أساسية في المنظمات الحديثة، تلعب دوراً حيوياً في تحقيق الأهداف الاستراتيجية من خلال إدارة وتنمية الأصول البشرية.
ما هي وظائف نظام الموارد البشرية؟
توفر إدارة الموارد البشرية الفعالة العديد من الفوائد المهمة للمنظمة، ومن أبرزها:
1- تجميع وحفظ المعلومات
يعتبر تجميع وحفظ المعلومات هو الوظيفة المركزية لأي نظام موارد بشرية، وهذا يساعد في الوصول إلى جميع المعلومات الأساسية من خلال قاعدة بيانات واحدة، والتي تضم معلومات حول كل موظف بما في ذلك تفاصيل العقد والبيانات الشخصية، أي يجب أن تضم الموارد البشرية ملفات خاصة بالموظفين تشمل كل المعلومات الهامة فيها، بالإضافة إلى معلومات الاتصال مثل رقم الهاتف والبريد الالكتروني وغيرها.
2- التخطيط للموارد البشرية
ويكون ذلك من خلال تحليل البيئة الداخلية والخارجية للمنظمة لتحديد الفجوات بين العرض والطلب على الموظفين، ووضع استراتيجيات التوظيف اللازمة والاحتفاظ بالموظفين المؤهلين، كما تقوم بالتنبؤ بالاحتياجات المستقبلية من المهارات والكفاءات في ضوء خطط النمو والتوسع.
3- تطوير الموارد البشرية
ويتم ذلك من خلال تحديد احتياجات التدريب والتطوير للموظفين عبر تقييم الأداء، وتصميم برامج تدريبية متخصصة لتحسين المهارات والكفاءات، بالإضافة إلى تشجيع ثقافة التعلم المستمر وتوفير فرص النمو المهني.
4- إدارة التعويضات والمزايا
وتعتبر هذه من أهم وظائف الموارد البشرية، ويتم من خلالها إجراء دراسات سوقية لتحديد مستويات الرواتب والمزايا التنافسية، ووضع هياكل الأجور والحوافز المرتبطة بالأداء والإنجازات، كما يتم تحديد وإدارة نظم الرعاية الصحية والتأمينات والإجازات للموظفين.
5- إدارة العلاقات بين الموظفين
ويكون ذلك من خلال وضع السياسات والإجراءات الداعمة لبيئة العمل، ومعالجة الشكاوى والمنازعات بين الموظفين والإدارة، كما يتم تنظيم أنشطة اجتماعية وترفيهية لتعزيز الروح المعنوية، إذ يعززهذا الاتصال الفعال مع الموظفين الولاء للشركة.
6- الامتثال والالتزام القانوني
يجب أن تضمن الموارد البشرية الامتثال للقوانين والتشريعات المتعلقة بها، كما يجب أن تقوم بإدارة سجلات الموظفين والملفات الشخصية بما يتوافق مع اللوائح، ووضع سياسات وإجراءات الموارد البشرية بما يتماشى مع الأنظمة.
تساعد هذه الوظائف المتكاملة المنظمات على إدارة قواها العاملة بفعالية وتحقيق أهدافها الاستراتيجية.
ما هي فوائد إدارة الموارد البشرية؟
تسهم إدارة الموارد البشرية الفعالة بشكل كبير في تحقيق أهداف المنظمة وتعزيز قدرتها التنافسية على المدى الطويل، كما أن الاستخدام الفعال لها يعود على المنظمة بالعديد من الفوائد، نذكر منها:
1- زيادة الإنتاجية والأداء التنظيمي
فهي تساعد في تحديد وجذب المواهب المناسبة وتطوير قدراتهم، كما أنها تعمل على تحسين ممارسات التدريب والتطوير لتعزيز مهارات الموظفين، وكذلك تعمل على تحفيز الموظفين وزيادة مستويات الرضا والالتزام، وهذا ما يسهم في زيادة الإنتاجية.
2- تعزيز القدرة التنافسية للمنظمة
ويكون ذلك من خلال الجذب والاحتفاظ بالمواهب والكفاءات المتميزة، وتطوير مهارات وقدرات الموظفين بما يتماشى مع التوجهات الاستراتيجية، بالإضافة إلى المساعدة في تنمية ثقافة تنظيمية داعمة للابتكار والتطوير.
3- تحسين العلاقات وتعزيز الرضا الوظيفي
تفيد إدارة الموارد البشرية الفعالة في بناء علاقات عمل إيجابية بين الموظفين والإدارة، كما تعمل على تطوير برامج وسياسات لرعاية وتطوير الموظفين، مما يساعد في إيجاد بيئة عمل محفزة وداعمة للموظفين.
ماذا يعني أمن نظام الموارد البشرية؟
يعرف أمن نظام الموارد البشرية بأنه مجموعة من الإجراءات والسياسات المصممة لحماية المعلومات الحساسة والبيانات المتعلقة بالموظفين والموارد البشرية في المنظمة، ويهدف هذا الأمن إلى ضمان سرية وسلامة وتوافر هذه البيانات والمعلومات، ويتضمن ذلك:
1- حماية البيانات الشخصية للموظفين
ويكون ذلك من خلال مراعاة قوانين وتشريعات حماية البيانات الشخصية، وتطبيق إجراءات أمنية مناسبة لتخزين وتداول البيانات الحساسة، وتحديد صلاحيات الوصول إلى المعلومات والبيانات بناءً على وظيفة ومهام الموظف، وبالتالي ضمان خصوصية المعلومات الخاصة بالموظفين.
2- أمن أنظمة تكنولوجيا المعلومات
ويكون ذلك من خلال تطبيق إجراءات معينة لحماية أنظمة الموارد البشرية من الاختراقات والتهديدات الإلكترونية، وضمان سلامة وتوافر قواعد البيانات والملفات الإلكترونية، كما يتم استخدام برامج مكافحة الفيروسات والبرامج الضارة.
3- تطبيق سياسات الأمن والخصوصية
ويكون ذلك من خلال وضع سياسات واضحة لحماية المعلومات والبيانات المتعلقة بالموارد البشرية، ووضع سياسات لكلمات المرور تشترط معايير قوية للطول والتعقيد، وإلزام الموظفين بتغيير كلمات المرور بشكل دوري، كما يجب المراقبة المستمرة وتحديث إجراءات الأمن بما يتوافق مع المخاطر المتغيرة.
4- إدارة الوصول والتفويضات
يجب تحديد وتنظيم صلاحيات الوصول إلى المعلومات بناءً على وظائف الموظفين،وتطبيق خطوات إضافية للتحقق من هوية المستخدم عند الدخول إلى النظام، مثل كلمة المرور وكود مرسل إلى الهاتف المحمول، كما يجب القيام بمراجعة دورية لصلاحيات الوصول وتحديثها حسب الحاجة.
يعد الحفاظ على أمن نظام الموارد البشرية أمراً حيوياً لحماية خصوصية الموظفين وسلامة البيانات التنظيمية، مما يسهم في تعزيز الثقة والالتزام بين الموظفين والإدارة.
كيف تختار نظام الموارد البشرية الأكثر كفاءة؟
عندما تقرر اختيار نظام الموارد البشرية الأكثر كفاءة، يوجد العديد من النقاط أو المعايير التي يجب الانتباه لها، ونذكر منها:
1- تقييم نظام إدارة الموارد البشرية الحالية
قم بمراجعة العمليات والإجراءات الحالية في النظام الحالي، مثل التوظيف، والتدريب، والتطوير، والتعويضات، والاحتفاظ بالموظفين، وبعدها حدد نقاط القوة والضعف في النظام الحالي وأهم المتطلبات غير الموجودة فيه، واستفد من تجارب الموظفين والتحديات التي يواجهونها من خلال استخدام النظام الحالي.
2- المرونة والقابلية للتكيف
بعد دراسة ومعرفة نقاط الضعف في النظام الحالي، أصبحنا نبحث عن نظام له قدرة على التكيف مع التغييرات المستمرة في متطلبات الأعمال والتشريعات، كما يجب أن يملك النظام الجديد إمكانية توفير أي إضافات أو تعديل الوظائف والقيام بالإجراءات بسهولة.
3- التكامل والاتصال
يجب البحث عن نظام يملك القدرة على التواصل والتكامل مع الأنظمة أخرى كالمالية والمبيعات، إذ يكون من المهم جداً تبادل البيانات والمعلومات بشكل آمن وفعال.
4- الأمن والخصوصية
يجب البحث عن نظام يقوم بحماية البيانات الحساسة للموظفين من التسريب أو الاختراق، ويقوم بتطبيق معايير أمنية متقدمة على مختلف مكونات النظام.
5- سهولة الاستخدام والتدريب
وتعتبر من أهم المزايا التي يجب الانتباه لها، وهي أن يملك النظام الجديد واجهة المستخدم بطريقة بسيطة وسلسة، وأن يقوم بتوفير دعم فني وتدريب كافٍ للمستخدمين.
وبعد اتباع هذه الخطوات، ستتمكن من اختيار نظام الموارد البشرية الأكثر كفاءة والذي يلبي احتياجات المنظمة على أكمل وجه، وبالتالي يضمن إدارة الموارد البشرية بفعالية.
متى تشتري نظام الموارد البشرية؟
يوجد عدة عوامل رئيسية تحدد متى تحتاج شراء نظام جديد للموارد البشرية، ومنها:
1- النمو والتوسع في الأعمال
ويكون ذلك في حال كان عدد الموظفين يتزايد بشكل ملحوظ، وبالتالي ستكون بحاجة لنظام أكثر تعقيداً وقدرة على إدارة القوى العاملة، أو عند التوسع إلى مواقع جديدة أو فتح فروع إضافية.
2- تقادم النظام الحالي
في حال كان النظام الحالي قديماً ولا يواكب التغييرات التكنولوجية والتشريعية، أو في حال كان النظام غير فعال في إدارة العمليات الحالية.
3- متطلبات جديدة للأعمال
في حال ظهرت احتياجات جديدة للأعمال، والتي لا يمكن تلبيتها بالنظام الحالي، مثل الحاجة إلى أتمتة عمليات الموارد البشرية أو التحليلات المتقدمة.
4- التكاليف التشغيلية المرتفعة
في حال كانت التكاليف التشغيلية للنظام الحالي باهظة بشكل متزايد، مثل تكاليف الصيانة والتحديثات والموارد البشرية اللازمة لإدارته، عندها يجب البحث عن نظام آخر أفضل منه.
5- المخاطر والامتثال التنظيمي
في حال كان النظام الحالي لا يتوافق مع المتطلبات التشريعية والقانونية، أو في حال وجود مخاطر أمنية وخصوصية بسبب نقاط ضعف في النظام، عندها من الأفضل البحث عن نظام جديد متوافق مع القوانين واللوائح.
بتقييم هذه العوامل، يمكن تحديد الوقت المناسب لشراء نظام موارد بشرية جديد يلبي احتياجات المنظمة على نحو أفضل.
وهكذا، عند استخدامك أنظمة دوسو السحابية، تستطيع الحصول على نظام إدارة موارد بشرية مميز، إذ يلبي جميع احتياجات شركتك، بالإضافة لذلك يملك واجهة مستخدم سهلة الاستخدام، مع دوسو تحصل على أنظمة سهلة وقابلة للربط لإدارة جميع جوانب عملك، وغيرها الكثير من الميزات التي تحصل عليها وتستفيد منها عند استخدامك أنظمة دوسو السحابية.
وفي الختام، تعد إدارة الموارد البشرية وظيفة استراتيجية حاسمة في نجاح المنظمات على المدى الطويل، إذ يساهم الاستثمار في الكوادر البشرية وتطوير قدراتهم بشكل كبير في تحقيق الأهداف التنظيمية وبناء ميزة تنافسية مستدامة. دوسو هو طريق النجاح السريع. تعرف على دوسو واحصل على ميزاته.
