الجرد الدوري والمستمر: المزايا والعيوب لكل منهما

في أحد الأيام، كان هناك متجر صغير يديره رجل يدعى سامي، وكان سامي شغوفاً ببيع المنتجات المحلية، ولكن مع مرور الوقت، بدأ يواجه مشكلة كبيرة، وهي عدم القدرة على تتبع المخزون بدقة، حيث أنه كان يشعر بالقلق كلما جاء الزبائن، حيال ما إذا كانت لديه الكمية الكافية من المنتجات.

‍

في يوم من الأيام، قرر سامي البحث عن حل، واستمع إلى نصيحة أحد الأصدقاء، الذي أخبره عن نظامي الجرد (الجرد الدوري والجرد المستمر)، وهنا بدأ سامي في استكشاف كل نظام، محاولاً فهم المزايا والعيوب لكل منهما، ومع كل معلومات جديدة، بدأ يرى كيف يمكن أن يؤثر هذا الاختيار على نجاح متجره.

‍

وهنا في هذا المقال نقدم لك المعلومات التي بحث عنها سامي واستفاد منها في إدارة متجره بشكل أفضل إذ نوضح فيه مايلي:

• ما هو الجرد؟
• ما هي أهمية الجرد؟
• ما هي أنواع الجرد؟
• ما هو الجرد الدوري؟
• ما هو الجرد المستمر؟
• ما هي ايجابيات وسلبيات الجرد الدوري؟
• ما هي إيجابيات وسلبيات الجرد المستمر؟
• ما الفرق بين الجرد الدوري والجرد المستمر؟
• كيفية اختيار نوع الجرد المناسب لشركتك؟

ما هو الجرد؟

الجرد هو عملية تقييم دقيقة للمخزون المتاح في مؤسسة أو شركة، ويتضمن الجرد عد المخزونات وتسجيل الكميات والنوعيات الموجودة، وذلك بهدف التأكد من دقة السجلات المحاسبية المتعلقة بالمخزون، ويتم إجراء الجرد بشكل دوري أو مستمر، حيث يعتبر جزءاً أساسياً من إدارة المخزون، ويهدف إلى تحديد الفروقات بين الكميات المسجلة في السجلات المالية والمخزون الفعلي المتواجد.

‍

تساعد عملية الجرد الشركات في فهم وضعها المالي بشكل أفضل، حيث تعكس كمية المخزون المتاحة قدرتها على تلبية الطلبات، كما تعد هذه العملية ضرورية لتحديد أي خسائر أو تلف قد يكون قد حدث، مما يمكن الإدارة من اتخاذ القرارات الملائمة بشأن إعادة الطلبات أو تحسين إدارة المخزون.

‍

علاوة على ذلك، يلعب الجرد دوراً حيوياً في إعداد البيانات المالية، حيث يستخدم لتحديد تكلفة السلع المباعة وحساب الأرباح، لذلك يعتبر الجرد أداة مهمة للتحكم في التكاليف وتحسين كفاءة العمليات، فهو يمكن الشركات من تقييم أداء المخزون واكتشاف أي انحرافات أو مشكلات قبل أن تتفاقم.

‍

ما هي أهمية الجرد؟

يساعد الجرد الشركات في تحسين نشاط أعمالها، إذ يقدم الجرد العديد من الفوائد التي تساهم في إدارة المخزون وبالتالي الإلمام بكافة التفاصيل الخاصة به، ونذكر من هذه الفوائد:

‍

1- دقة السجلات المالية

يساعد الجرد في التأكد من أن السجلات المحاسبية تعكس الكميات الفعلية للمخزون، مما يقلل من الأخطاء ويعزز دقة التقارير المالية.

2- الكشف عن الفروقات

يمكن الشركات من اكتشاف الفروقات بسبب التلف أو السرقة أو الأخطاء في التسجيل، مما يمكنها من اتخاذ إجراءات تصحيحية.

3- تحسين إدارة المخزون

يوفر نظرة شاملة على مستوى المخزون، مما يساعد في تحسين استراتيجيات إعادة الطلب وتجنب الفائض أو النقص.

4- تحليل الأداء

يستخدم لتقييم أداء المخزون، مما يساعد في اتخاذ قرارات استراتيجية حول الإنتاج والتوزيع.

5- تخطيط الميزانية

يسهم في التخطيط المالي من خلال توفير معلومات دقيقة حول التكاليف المتعلقة بالمخزون.

6- زيادة رضا العملاء

يضمن توفر المنتجات المطلوبة في الوقت المناسب، مما يحسن مستوى الخدمة ويعزز رضا العملاء.

7- الامتثال القانوني

يساعد في تلبية المتطلبات القانونية والمحاسبية المتعلقة بالإبلاغ عن المخزون.

‍

ما هي أنواع الجرد؟

يوجد عدة أنواع من أنظمة الجرد التي تستخدمها الشركات لتتبع المخزون، وأهمها:

‍

1- الجرد الدوري

 يتم فيه تقييم المخزون في فترات زمنية محددة، مثل نهاية الشهر أو الربع المالي، ويجرى الجرد بشكل شامل في تلك الأوقات، مما يسمح بتحديث السجلات المحاسبية.

‍

2- الجرد المستمر

يعرف أيضاً باسم الجرد الفوري، حيث يتم تحديث السجلات بشكل مستمر خلال اليوم، أي أن كل عملية بيع أو شراء تسجل على الفور، مما يتيح رؤية دقيقة وفورية لحالة المخزون.

‍

3- الجرد الفعلي

يتضمن إجراء عد فعلي لجميع العناصر المخزنة في وقت محدد، وغالباً ما يتم ذلك في نهاية السنة المالية لتقييم الكميات المتاحة وتحديث السجلات.

‍

4-الجرد التقديري

يستخدم عندما يكون من الصعب إجراء جرد فعلي، حيث يتم تقدير الكميات بناءً على بيانات تاريخية أو معدلات استهلاك سابقة.

‍

5-الجرد التكنولوجي

هو استخدام التكنولوجيا، والبرمجيات المتقدمة، لتتبع المخزون بشكل آلي، مما يوفر دقة عالية ومعلومات فورية، مما يعزز كفاءة إدارة المخزون.

‍

6-الجرد الجزئي

هو تقييم مخزون محدد في وقت معين، يركز على جزء معين من المخزون بدلاً من الجرد الشامل، ويستخدم في الشركات الكبيرة لتحديد الفروقات بسرعة دون إغلاق العمليات.

ما هو الجرد الدوري؟

يعرف الجرد الدوري بأنه نظام لإدارة المخزون يتم فيه تقييم الكميات المتاحة من السلع في فترات زمنية محددة، مثل نهاية الشهر أو الربع المالي، ويعتمد هذا النظام على إجراء جرد شامل للمخزون في هذه الفترات، مما يسمح بتحديث السجلات المحاسبية لتعكس الكميات الفعلية المتاحة.

‍

تتضمن عملية الجرد الدوري عد المنتجات وتسجيل الكميات، مما يساعد في تحديد الفروقات بين المخزون الفعلي والسجلات، ويعتبر هذا النظام أقل تكلفة من الجرد المستمر، حيث يتطلب موارد بشرية أقل، ولكنه لا يوفر معلومات فورية عن المخزون.

يستخدم الجرد الدوري بشكل شائع في الشركات الصغيرة والمتوسطة لتحسين إدارة المخزون والتحكم في التكاليف.

ما هو الجرد المستمر؟

الجرد المستمر هو نظام لإدارة المخزون يتيح تحديث سجلات المخزون بشكل فوري مع كل عملية بيع أو شراء تحدث، وفي هذا النظام، يتم تسجيل كل حركة للمخزون في الوقت الحقيقي، مما يوفر معلومات دقيقة ومباشرة عن الكميات المتاحة من السلع.

‍

يعتمد الجرد المستمر على استخدام أنظمة تقنية مثل برامج إدارة المخزون، التي تسجل تلقائياً التغيرات في المخزون عند حدوثها. على سبيل المثال، عند بيع منتج، يتم خصم الكمية المباعة من السجلات، وعند شراء منتج، يتم إضافته إلى الكميات المتاحة.

‍

تعتبر هذه الطريقة فعالة في تحسين إدارة المخزون، حيث تتيح للشركات رؤية دقيقة للمخزون الحالي وتساعد في تجنب نقص أو فائض غير مبرر، كما يمكن الشركات من اتخاذ قرارات سريعة وفعالة بناءً على البيانات المتاحة، مما يعزز الكفاءة ويزيد من رضا العملاء.

ما هي ايجابيات وسلبيات الجرد الدوري؟

للجرد الدوري مجموعة من الإيجابيات والسلبيات، ولابد من التعرف عليها من أجل تقييم ما إذا كان الجرد الدوري هو الخيار المناسب لشركة معينة أم لا.

‍

• إيجابيات الجرد الدوري

‍

تكلفة منخفضة

يتطلب موارد أقل، حيث لا يحتاج إلى أنظمة تقنية متقدمة أو تحديثات فورية.

سهولة التنفيذ

يمكن للشركات الصغيرة والمتوسطة إدارته بسهولة، حيث يتطلب فقط تنظيم فترات الجرد.

تحسين دقة السجلات

يساعد على تحديث السجلات المحاسبية من خلال إجراء عد شامل للمخزون.

تخطيط مالي

يوفر معلومات دقيقة عن المخزون في نهاية الفترة، مما يساعد في إعداد الميزانيات والتخطيط المالي.

تحليل الأداء

يمكن من تقييم أداء المخزون في الفترات المحددة، مما يسهم في اتخاذ قرارات استراتيجية.

‍

• سلبيات الجرد الدوري

عدم دقة المعلومات الفورية

لا يوفر معلومات دقيقة في الوقت الحقيقي، مما قد يؤدي إلى نقص أو فائض في المخزون.

تأثير على العمليات

يمكن أن يعيق العمليات اليومية أثناء فترات الجرد، مما يؤثر على سير العمل.

الكشف المتأخر عن الفروقات

الفروقات مثل التلف أو السرقة قد لا تكتشف إلا بعد فترة الجرد، مما قد يؤدي إلى خسائر.

تخطيط غير مرن

قد يكون التخطيط صعباً في حال حدوث تغييرات مفاجئة في الطلب أو العرض بين فترات الجرد.

اعتماد على التقديرات

قد يعتمد على تقديرات غير دقيقة للمخزون خلال الفترات بين الجرد، مما قد يؤدي إلى قرارات غير مدروسة.

تساعد هذه الإيجابيات والسلبيات في تقييم ما إذا كان الجرد الدوري هو الخيار المناسب لشركة معينة أم لا.

‍

ما هي إيجابيات وسلبيات الجرد المستمر؟

تساعد هذه الإيجابيات والسلبيات في تحديد ما إذا كان الجرد المستمر هو الخيار الأنسب للشركة بناءً على احتياجاتها وظروفها.

• إيجابيات الجرد المستمر

دقة المعلومات الفورية

يوفر معلومات دقيقة عن حالة المخزون في أي لحظة، مما يساعد في اتخاذ قرارات سريعة.

تجنب نقص المخزون

يمكن الشركات من مراقبة مستويات المخزون بشكل دقيق، مما يقلل من احتمالية نفاد السلع.

تحليل الأداء المستمر

يتيح تحليل بيانات المخزون في الوقت الحقيقي، مما يعزز القدرة على التحكم في العمليات.

الكشف المبكر عن الفروقات

يمكن من اكتشاف الفروقات مثل التلف أو السرقة في وقت مبكر، مما يساعد في تقليل الخسائر.

تحسين تجربة العملاء

يساعد في تلبية الطلبات بشكل أسرع، مما يزيد من رضا العملاء.

• سلبيات الجرد المستمر

التكلفة عالية

يتطلب استثماراً أكبر في التكنولوجيا والبرامج اللازمة لإدارة المخزون.

تعقيد النظام

قد يكون النظام معقداً ويتطلب تدريباً للموظفين لاستخدامه بشكل فعال.

الاعتماد على التكنولوجيا

في حال حدوث أعطال تقنية أو مشكلات في النظام، يمكن أن يؤدي ذلك إلى فقدان البيانات أو عدم دقة السجلات.

التحديث مستمر

يتطلب تحديثات مستمرة للسجلات، مما قد يكون مرهقاً في بعض الحالات.

التأثير على العمليات

يمكن أن تؤثر العمليات اليومية على دقة البيانات إذا لم يتم تنفيذ النظام بشكل صحيح.

‍

ما الفرق بين الجرد الدوري والجرد المستمر؟

نوضح لك في هذا الجدول الفروقات الأساسية بين الجرد الدوري والجرد المستمر بشكل مختصر:

‍

المعيار

الجرد الدوري

الجرد المستمر

التعريف

تقييم المخزون في فترات زمنية محددة.

تحديث المخزون في الوقت الفعلي.

تكرار الجرد

دوري (مثلاً شهري أو سنوي).

مستمر (مع كل عملية بيع أو شراء).

دقة المعلومات

معلومات دقيقة فقط في نهاية الفترة.

معلومات دقيقة وفورية في أي وقت.

تكلفة التنفيذ

أقل تكلفة، يعتمد على العد اليدوي.

قد تكون أعلى بسبب التكنولوجيا.

تحليل الأداء

تحليل المخزون في نهاية الفترة.

تحليل مستمر يوفر بيانات فورية.

الكشف عن الفروقات

كشف الفروقات في نهاية الفترة فقط.

كشف الفروقات بشكل فوري.

الإدارة

يعتمد على تخطيط مسبق.

يعتمد على مراقبة مستمرة.

التأثير على العمليات

قد يؤثر على العمليات أثناء الجرد.

لا يؤثر على العمليات اليومية.

‍

كيفية اختيار نوع الجرد المناسب لشركتك؟

يعتمد اختيار نوع الجرد المناسب على عدة عوامل تتعلق بنوع العمل، حجم المخزون، والموارد المتاحة، وإليك بعض الخطوات والإرشادات لمساعدتك في اتخاذ القرار:

‍

1- تحديد حجم المخزون

إذا كان لديك مخزون كبير ومتعدد الأصناف، قد يكون الجرد المستمر هو الخيار الأفضل لتجنب الفوضى وضمان دقة البيانات، أما في حال كان المخزون صغيراً ومحدوداً، فإن الجرد الدوري يمكن أن يكون كافياً.

2- تقييم حجم العمليات

من خلال النظر في عدد المعاملات اليومية، وفي حال كان هناك عمليات بيع وشراء متكررة، فإن الجرد المستمر سيوفر لك معلومات دقيقة وفورية.

3- الميزانية المتاحة

يتطلب الجرد المستمر استثماراً أكبر في التكنولوجيا والبرمجيات، بينما يكون الجرد الدوري أقل تكلفة، لذلك يجب تقييم الميزانية المتاحة لتحديد ما هو ممكن.

4- التكنولوجيا والموارد

إذا كانت لديك القدرة على استخدام أنظمة محاسبية إلكترونية، فإن الجرد المستمر سيكون أكثر فعالية، أما في حالة عدم توفر هذه الأنظمة، يمكن أن يكون الجرد الدوري هو الخيار الأكثر ملاءمة.

5- احتياجات الأعمال

إذا كانت الشركة تعمل في صناعة تتطلب دقة عالية في المخزون، مثل تجارة التجزئة أو التصنيع، فإن الجرد المستمر سيكون أكثر ملاءمة، أما في حال كانت العمليات أقل تعقيداً، فإن الجرد الدوري قد يكون كافياً.

6- التحليل والتقارير

فكر في مدى أهمية التحليل المستمر للأداء، وإذا كنت بحاجة إلى بيانات دقيقة لتقييم الأداء بشكل منتظم، فإن الجرد المستمر سيكون الخيار المناسب.

7- المرونة

إذا كانت الشركة تحتاج إلى التكيف مع تغيرات السوق بشكل سريع، فإن الجرد المستمر يوفر المعلومات اللازمة لتحقيق ذلك.

‍

في ختام هذا المقال، يتضح أن كل من الجرد الدوري والجرد المستمر لهما من الأهمية السبب الذي يجعل الاهتمام بهم من أولويات نجاح أي شركة، مع أنظمة دوسو السحابية أصبح بإمكانك إدارة المخزون بكل سهولة وسلاسة، كما أنها تساعدك في تجنب كافة السلبيات من خلال تقديم نظام سحابي ذو واجهة سهلة، ودون الحاجة إلى الخبرة في العمل عليه، وغيرها الكثير من المميزات التي تحصل عليها عند اعتماده لشركتك.

اشترك بأنظمة دوسو السحابية، واجعل النجاح حليفك دوماً!.

‍