الدورة المستندية للمخزن - تعزيز إدارة المخزون من دوسو 

يعتبر فهم الدورة المستندية للمخازن جزء أساسي من تحسين إدارة المخزون، ويتضمن ذلك مراحل التخطيط والتوريد والتخزين والتوزيع، ويساعد استخدام نظام إدارة المخزون في تبسيط هذه العمليات وتحسين كفاءتها من خلال التكامل، والتتبع والرصد، والأتمتة، وتخطيط الطلب والتنبؤ، وتحسين التواصل، وبالتالي فإن تحسين إدارة المخزون يساهم في تحسين الأداء العام للشركة وتقليل التكاليف وتحقيق رضا العملاء.

هل تبحث عن طرق بسيطة لفهم عمل الدورة المستندية للمخازن؟

هل ترغب باتباع الطريقة المثلى لاستخدام الدورة المستندية للمخازن؟ 

إذاً أنت في المكان الصحيح، إذ سنوضح لك في هذا المقال ما تبحث عنه بأسهل الطرق، والذي هو:

• ما هي الدورة المستندية للمخازن؟
• كيف يساعد تحقيق الدورة المستندية على تحسين كفاءة المخزون؟
• ماهي مزايا ربط الدورة المستندية للمخازن مع باقي الأقسام المسؤولة؟
• ما هي أنواع الدورة المستندية للمخازن؟
• نموذج مجاني لمحضر الاستلام
• كيف يساعدك نظام دوسو السحابي في تحقيق أفضل دورة مستندية للمخازن؟

ما هي الدورة المستندية للمخازن؟

تعرف الدورة المستندية للمخازن بأنها سلسلة من العمليات والمستندات التي تحدث خلال إدارة المخزون في أي منظمة أو شركة، إذ تهدف الدورة المستندية للمخازن إلى تتبع تدفق المواد والمنتجات من وإلى المخزن وتسجيل جميع العمليات المتعلقة بالمخزون بشكل دقيق ومفصل.

بشكل عام، يمكن القول إن الدورة المستندية للمخازن تعتبر أداة حاسمة في إدارة المخزون وتحقيق الكفاءة والفعالية في العمليات، كما أنها تساعد على تحسين التخطيط والتوزيع وتقليل التكاليف وتحسين رضا العملاء من خلال تتبع المواد والسلع وتحقيق رؤية شاملة لتدفق المواد والمنتجات في المخزن.

وتشمل هذه الدورة عدة خطوات أساسية ومراحل متتالية وهي:

1- التخطيط

تبدأ الدورة المستندية للمخازن بمرحلة التخطيط، حيث يتم تحديد المستويات المناسبة للمخزون بناءً على الطلب المتوقع والتوقعات التجارية، كما يتم تحديد أهداف المخزون واستراتيجيات التوريد والتوزيع وتحديد المؤشرات الرئيسية لقياس أداء المخزون.

2- التوريد

في هذه المرحلة، يتم تأمين المواد والسلع من الموردين بناءً على احتياجات المخزن، كما يتم إنشاء أوراق المستندات المتعلقة بالتوريد مثل طلب الشراء وفاتورة الشحن وإشعار الوصول، وتُستخدم هذه الأوراق لتتبع المواد المستلمة والتحقق منها.

3- التخزين

في هذه المرحلة، يتم تخزين المواد والسلع في المخزن بطريقة منظمة وفعالة،كما يتم استخدام أوراق المستندات مثل بطاقات المخزون وسجلات الجرد لتتبع المواد وتحديث مستويات المخزون وتحديد مواقع التخزين المناسبة.

4- التوزيع

في هذه المرحلة، يتم توزيع المواد والسلع من المخزن سواء إلى العملاء أو فروع المنظمة، كما يتم إنشاء أوراق المستندات مثل أوامر الشحن وتذاكر التسليم وفواتير البيع، وتستخدم لتتبع الشحنات وتأكيد تسليمها.

5- التسجيل والمراقبة

في هذه المرحلة، يتم تسجيل جميع الحركات والمعاملات المتعلقة بالمخزون وتوثيقها في الأوراق المستندية، كما يتم فيها استخدام السجلات والتقارير لمراقبة أداء المخزون وتحليل البيانات ورصد المؤشرات الرئيسية مثل مستويات المخزون وتكاليف التخزين ومعدلات التوزيع.

6- التحليل والتحسين

في هذه المرحلة، يتم تحليل البيانات والمعلومات المتاحة لتحسين أداء المخزون، ويتم تحليل المؤشرات والمعايير وتحديد الفجوات وتنفيذ إجراءات التحسين المناسبة مثل تحسين طرق التخزين وتحسين عمليات التوزيع وإجراءات التخزين، بالإضافة إلى تحديد سبل تقليل التكاليف وتحسين التخطيط.

كيف يساعد تحقيق الدورة المستندية على تحسين كفاءة المخزون؟

يساعد تحقيق الدورة المستندية للمخازن على تحسين كفاءة إدارة المخزون وتحقيق العديد من الفوائد، مثل:

• تحسين رؤية المخزون وفهم العمليات المتعلقة به.
• ضمان توافر المواد والسلع في الوقت المناسب وبالكميات المناسبة لتلبية احتياجات العملاء.
• تجنب نقص المخزون وتكاليف الفائض في المخزون.
• تحسين كفاءة العمليات وتقليل التكاليف الإضافية المرتبطة بالتخزين.
• تحسين رضا العملاء من خلال توفير خدمة سريعة ودقيقة.
• تحليل البيانات وتحديد المؤشرات الرئيسية لقياس أداء المخزون واتخاذ القرارات الاستراتيجية الأفضل.

‍

ما هي مزايا ربط الدورة المستندية للمخازن مع باقي الأقسام المسؤولة؟

يعتبر ربط الدورة المستندية للمخازن مع باقي الأقسام المسؤولة أمراً هاماً لضمان تدفق سلس للمعلومات والعمليات في المؤسسة، ويوجد عدة أقسام يتم التعاون معها لتحقيق أفضل دورة مستندية للمخازن، ومنها: 

1- الشراء والمشتريات

يجب تبادل المعلومات بشكل منتظم وفعال بين قسم المشتريات وقسم المخازن، كما يجب تحديث المخزون بناءً على طلبات الشراء المستلمة وإصدار إشعارات استلام المواد المشتراة، بالإضافة لذلك ينبغي توثيق أي عمليات إرجاع للمواد إلى الموردين من قبل قسم المخازن ومشاركة هذه المعلومات مع قسم المشتريات.

2- المحاسبة والمالية

يجب أن يتم توثيق جميع العمليات المتعلقة بالمخازن بشكل صحيح في السجلات المحاسبية، كما يجب تحويل المعلومات المتعلقة بالمشتريات والمبيعات والمخزون إلى قسم المحاسبة لتسجيلها وتسجيل الحركات المالية المتعلقة بها.

3- قسم الشحن والتوزيع

يجب توفير معلومات دقيقة حول المنتجات المتوفرة في المخزن وحركة المخزون لقسم الشحن والتوزيع، إذ يمكن أن يستفيد قسم الشحن والتوزيع من معلومات المخزون لتحديد المنتجات المتاحة للشحن وجدولة التسليمات للعملاء بناءً على الكميات المتاحة في المخزن.

4- قسم خدمة العملاء

يجب توفير معلومات محدثة لقسم خدمة العملاء حول المنتجات المتاحة في المخزن وفترات التسليم المتوقعة، وبالتالي يمكن لقسم خدمة العملاء استخدام هذه المعلومات لتلبية استفسارات العملاء بشأن توافر المنتجات وتقديم تحديثات حول حالة الشحنة.

ما هي أنواع الدورة المستندية للمخازن؟

تبدأ الدورة المستندية من عملية الشراء والتعامل مع الموردين وتنتهي بإتمام عملية البيع للعملاء، ونقدم لك شرحاً لتسلسل الدورة المستندية في كلا الحالتين:

تسلسل الدورة المستندية للمخازن في حالة المشتريات:

‍

تشير الدورة المستندية للمخازن في حالة المشتريات إلى العمليات المرتبطة بشراء المواد واستلامها في المخزن، وتتضمن هذه الدورة مجموعة من الخطوات المتسلسلة التي تتم لضمان توفر المواد المطلوبة في المخزن بكفاءة وفعالية، وهي:

1- طلب شراء (Purchase Requisition)

يتم إنشاء إذن شراء لطلب المواد أو المنتجات يحمل موافقة المخزن.

2- طلب شراء (Purchase Order)

بعد الموافقة على إذن الشراء، يتم إصدار طلب شراء يحدد التفاصيل النهائية للصفقة، مثل المورد، الكمية المطلوبة، السعر، وأي شروط أخرى.

3- إشعار استلام (Goods Receipt Note)

بمجرد استلام المواد من المورد، يتم إصدار إشعار استلام لتوثيق العملية، ويتضمن الإشعار تفاصيل المواد المستلمة، مثل الكمية المستلمة، رقم الدفعة، وحالة المواد.

4- فاتورة مورد (Supplier Invoice)

بناءً على المواد المستلمة، يصدر المورد فاتورة تفصيلية للمبلغ المستحق.

5- مراجعة ومطابقة (Review and Matching)

يتم مراجعة الفاتورة المستلمة مع البيانات الموجودة في طلب الشراء وإشعار الاستلام للتحقق من المطابقة بينهما.

6- دفع الفاتورة (Invoice Payment)

بعد التأكد من المطابقة، يتم دفع الفاتورة المستحقة للمورد.

كما يجب ملاحظة أنه في بعض الحالات، قد يتم إجراء تعديلات على هذا التسلسل حسب متطلبات كل شركة.

تسلسل الدورة المستندية للمخازن في حالة المبيعات:

تشير الدورة المستندية للمخازن في حالة المبيعات إلى سلسلة العمليات والإجراءات التي تتم لبيع المنتجات وإدارة المخزون المرتبط بها، وتتضمن هذه الدورة مجموعة من الخطوات التي تسهم في ضمان توافر المنتجات بشكل صحيح وفعال للعملاء، وهي: 

1- طلب العميل (Customer Order)

يتم استلام طلب العميل لشراء المنتجات أو المواد من المخزن.

2- إذن صرف (Material Issue Note)

بعد تأكيد طلب العميل، يتم إصدار إذن صرف لاستخراج المنتجات أو المواد من المخزن وتجهيزها للشحن، ويحتوي الإذن على تفاصيل المنتجات المصروفة، مثل الكمية والسعر.

3- فاتورة زبون (Customer Invoice)

بعد تسليم المنتجات للعميل، يتم إصدار فاتورة زبون لتفصيل المبلغ المستحق للمنتجات المباعة، وتحتوي الفاتورة على معلومات مثل اسم العميل، تفاصيل المنتجات المباعة، الكمية، السعر، وإجمالي المبلغ المستحق.

4- مراجعة ومطابقة (Review and Matching)

يتم مراجعة الفاتورة المصدرة مع طلب العميل وإذن الصرف للتحقق من المطابقة.

5- تحصيل الدفع (Payment Collection)

بعد التأكد من المطابقة، يتم تحصيل المبلغ المستحق من العميل.

كما يجب ملاحظة أنه في بعض الحالات، قد يتم إجراء تعديلات على هذا التسلسل حسب متطلبات كل شركة.

نموذج مجاني لمحضر الاستلام

‍

محضر استلام مواد من —-----------------

التاريخ   /   /   م              الموافق   /      /  هـ

اسم المادة

  الكمية

  السعر        

ملاحظات أخرى

البيان الخاص بالمحضر:-----------

المسؤول الأول          المسؤول الثاني        المسؤول الثالث

كيف يساعدك نظام دوسو السحابي في تحقيق أفضل دورة مستندية للمخزن؟

يقدم نظام دوسو للشركات إدارة الدورة المستندية للمخزن من خلال الدورة المستندية للمبيعات والمشتريات بالحل القياسي المتعارف عليه

يبدأ من نماذج الدورة المستندية في اعدادات المستودعات وينتهي في الاذونات المخزنية في الحركات اليومية ونرى هذا التأثير في التقارير والتحليلات

كما يتيح نظام دوسو للشركات إمكانية إدارة الدورة المستندية للمبيعات والمشتريات والتحكم بتأثيرها المستودعي حسب ما تراه مناسبا

كما يقدم دوسو نماذج دورة مستندية قياسية مباشرة تساهم في اختصار الوقت وتراعي جميع التأثيرات اللاحقة بهذه النماذج وهي بالنسبة للمشتريات

1- طلب شراء مواد

2- امر شراء مواد

3- فاتورة مشتريات بتأثير مستودعي يصدر عنها اذن إضافة الى المخزن

4- اشعار مدين (مرتجع مشتريات) ومنه يصدر اذن مرتجع إضافة من المخزن

5- يمكن للشركات انشاء عدد لا محدود من نماذج مشتريات مثل سند استلام مواد وغيره من السندات لاستكمال دورة حياة المخزن كما تراه مناسبا

وبالنسبة للمبيعات:

1- عرض سعر

2- امر بيع

3- فاتورة مبيعات بتأثير مستودعي يصدر عنها اذن صرف من المخزن

4- اشعار دائن (مرتجع مبيعات) ومنه يصدر اذن مرتجع صرف الى المخزن

5- كما يمكن للشركات انشاء عدد لا محدود من نماذج مبيعات تناسب عملها مثل سند تسليم مواد لاستكمال دورة حياة المخزن كما تراه مناسبا

بالإضافة الى التسويات الجردية (تسوية إضافة – تسوية خصم)التي تؤثر في كميات المنتجات مباشرة بعد كل عملية جرد تتم على المنتجات

‍