كيفية إعداد سند القبض بكفاءة: الأدوات المالية من دوسو

‍

يعد التدفق المالي أحد العوامل الحاسمة لنجاح أي شركة أو مؤسسة، فهو يمثل حركة الأموال الداخلة والخارجة من الشركة، ويعكس صحة واستقرار الأعمال المالية، بالإضافة إلى كونها تلعب دوراً حيوياً في تحقيق النجاح والاستدامة.

‍

هل تريد أن تحافظ على تدفق نقدي ثابت لشركتك؟

هل ترغب أن تكون مستعداً لمواجهة أي مشكلة طارئة؟

إذا كنت كذلك، فيجب عليك معرفة أن الحل قد يكون بسيط مثل تسجيل سند القبض، والذي يعتبر من أبسط وأهم الخطوات التي تحقق لك الغاية المرجوة. 

‍

نقدم لك في هذا المقال مجموعة من النقاط المهمة عن سند القبض، والتي ينبغي عليك معرفتها إذا كنت تريد استمرار ونجاح شركتك وهي:

‍

• ما هو سند القبض؟
• ماهو قيد سند القبض؟
• ما هو الفرق بين سند القبض وسند الصرف والفاتورة ؟
• ما هي عناصر سند القبض؟
• ما هي ميزات استخدام سند القبض؟
• ما هي المشاكل التي تواجه استخدام سند القبض؟ 
• ما هو سند القبض الالكتروني؟
• ماهي مزايا استخدام سندات القبض الالكترونية؟
• نموذج لسندات القبض
• كيف يساعدك نظام دوسو في إنشاء سندات القبض؟

‍

ما هو سند القبض؟ 

يعرف سند القبض بأنه وثيقة تستخدم لتوثيق استلام مبلغ مالي من شخص أو جهة معينة،  يعد سند القبض إثباتاً رسمياً للدفعة المالية التي تم استلامها، ويحتوي على معلومات هامة مثل اسم الشركة، و الجهة المستلمة للمبلغ، وتاريخ استلام الدفعة، ومبلغ الدفعة بالأرقام والأحرف.

‍

ويتم استخدام سند القبض في العديد من السياقات، مثل:

‍

1- العمليات التجارية

يستخدم سند القبض في المؤسسات التجارية لتسجيل الدفعات التي تم استلامها من العملاء، سواء كانت دفعة نقدية أو بواسطة شيك أو حوالة بنكية.

‍

2- المعاملات المالية

يستخدم سند القبض في المعاملات المالية مثل تسديد الديون أو استلام الأموال من مصادر أخرى.

‍

3- العقود والاتفاقيات

يتم استخدام سند القبض لتوثيق الدفعات المالية المتعلقة بعقود واتفاقيات مختلفة، مثل دفعات الإيجار أو الودائع.

‍

وبالتالي، يعد سند القبض جزءاً هاماً من إدارة المالية والمحاسبة، فهو يسهم في توثيق وتتبع الدفعات المالية وتحقيق الشفافية والمصداقية في المعاملات المالية.

‍

ماهو قيد سند القبض؟

يشير قيد سند القبض إلى تسجيل المعاملة المالية المتعلقة بسند القبض في سجل الحسابات المالية للشركة أو المؤسسة، ويتم إنشاء قيد السند لتسجيل تأثير المعاملة المالية على الحسابات المحددة، ويتم استخدام حساب النقد أو البنك المرتبط بسند القبض لتسجيل المبلغ المستلم، كما يمكن أيضاً استخدام حسابات أخرى حسب الحاجة، مثل حسابات الإيرادات أو العملاء.

‍

ما هو الفرق بين سند القبض وسند الصرف والفاتورة ؟

‍

يعتبر سند القبض وسند الصرف والفاتورة وثائق مالية تستخدم في العمليات المالية والتجارية، ومع ذلك، يختلف الغرض والطريقة التي يستخدم بها كل منها، وهذه مقارنة فيما بينها: 

‍

سند القبض (Receipt):

‍

• يستخدم سند القبض لتوثيق استلام المبلغ النقدي أو الدفعة المالية من العميل أو الجهة الأخرى.
• يتم إصدار سند القبض من قبل المستلم ليثبت استلام المبلغ وتأكيد الدفعة المالية.
• يحتوي على معلومات مثل المبلغ المستلم، واسم المستلم، وتاريخ الاستلام.

‍

سند الصرف (Payment Voucher):

‍

• يستخدم سند الصرف لتوثيق عملية صرف المبلغ النقدي أو الدفعة المالية من الشركة أو المؤسسة.
• يصدر سند الصرف لتسجيل تحويل الأموال من الشركة إلى المورد أو الجهة المستحقة.
• يحتوي على معلومات مثل المبلغ المصروف، واسم المستفيد، وتاريخ الصرف.

‍

الفاتورة (Invoice):

‍

• تستخدم الفاتورة لتسجيل مبلغ المبيعات أو الخدمات التي تم تقديمها للعميل.
• يتم إصدار الفاتورة من قبل البائع للعميل لطلب الدفع وتوضيح المبلغ المستحق.
• يحتوي على معلومات مثل تفاصيل المنتجات أو الخدمات المقدمة، والكميات، والأسعار، وإجمالي المبلغ المستحق.

‍

ما هي عناصر سند القبض؟

‍

يجب أن يتضمن سند القبض عناصر أساسية لتوثيق وتحديد المعلومات الضرورية، وهذه هي العناصر التي يجب أن يحتوي عليها:

‍

1- اسم الشركة

يجب كتابة اسم الشركة على السند مع شعارها، وكذلك عنوانها ورقم الهاتف والبريد الإلكتروني، ويعزز هذا الجزء من السند المصداقية وتسهيل الاتصال بين الشركة والعميل.

‍

2- رقم السند

يجب أن يكتب على كل سند رقم الإصدار الخاص به من قبل الشركة، لتسهيل عمليات التسجيل والمراجعة لاحقاً.

‍

3- اسم المستلم

يتم كتابة اسم المستلم الذي يستلم المبلغ النقدي، وقد يكون هذا اسم الشركة أو الفرد الذي يتلقى الدفعة.

‍

4- تاريخ الاستلام

يشير إلى تاريخ استلام المبلغ النقدي المحدد، ويتم تحديد يوم وشهر وسنة استلام الدفعة.

‍

5- المبلغ بالأرقام والكلمات

يتم تسجيل المبلغ النقدي المستلم بالأرقام والكلمات. على سبيل المثال، "مبلغ وقدره 5000 ريال سعودي" في الأرقام، و"خمسة آلاف ريال سعودي" في الكلمات.

‍

6- مصدر الدفع

يوضح مصدر الدفعة النقدية، مثل اسم العميل أو اسم الشركة التي تقوم بالدفع.

‍

7- طريقة الدفع

يوضح سند القبض طريقة الدفع المستخدمة لنقل المبلغ النقدي، ويوجد طرق عدة للدفع مثل النقد، الشيك، التحويل البنكي، الحوالة البريدية أو أي طريقة أخرى.

‍

8- التوضيح

يكون بتوضيح بيانات الشيك في حال كان الدفع عن طريق الشيكات، أو معلومات  البطاقة مثل  نوع البطاقة، رقم البطاقة الأخير، وتاريخ انتهاء الصلاحية، في حال كان الدفع عن طريق بطاقة دفع أو بطاقة ائتمان.

‍

9- وصف الدفعة

يعطي وصفاً موجزاً للسبب أو المصدر الذي أدى إلى الدفعة النقدية، كما يمكن أن يشمل وصفاً للخدمة أو المنتج المقدم أو الفاتورة المستحقة.

‍

10- توقيع المستلم

يتضمن سند القبض مساحة لتوقيع المستلم الذي يشير إلى قبوله واستلامه للمبلغ النقدي المحدد، ويعتبر التوقيع جزءاً هاماً لتأكيد صحة وموثوقية العملية المالية.

‍

11- معلومات إضافية

يمكن أن يحتوي سند القبض على معلومات إضافية مثل رقم الفاتورة المرتبطة بالدفعة، أو أي تعليقات أخرى ذات صلة.

‍

تتفاوت تفاصيل سند القبض قليلاً وفقاً لمتطلبات الشركة والبلد، وبالتالي يجب أن يتم إنشاء سند القبض بشكل دقيق ومتأنٍ لضمان صحة وشرعية المعاملة المالية ولتوفير سجل موثوق به لاحقاً للتدقيق والمراجعة المالية.

‍

ما هي ميزات استخدام سند القبض؟

يعتبر سند القبض أداة هامة لإدارة الدفعات المالية وتوثيقها، كما أنه يوفر العديد من الفوائد المالية والقانونية والإدارية ومنها: 

‍

1- توثيق المعاملات المالية

يعمل سند القبض كدليل رسمي لتوثيق استلام المبالغ المالية، كما يمكن استخدامه كدليل في حالة الحاجة إلى إثبات حقوق الدفع وتاريخها.

‍

2- الشفافية المالية

يصبح من السهل تتبع وفهم تدفق الأموال والمدفوعات من خلال اعتماد سند القبض، كما يمكن استخدامه في المراجعة المالية والإدارية لضمان الشفافية والمصداقية.

‍

3- التوثيق القانوني

يعتبر سند القبض وثيقة رسمية، إذ يمكن استخدامه كدليل قانوني في حالة النزاعات المالية أو القضايا القانونية المتعلقة بالدفعات المالية.

‍

4- تسهيل الإدارة المالية والمحاسبية

يسهل استخدام سند القبض عمل  الإدارة المالية والمحاسبة في المؤسسات والشركات، ويمكن استخدامه لتسجيل وتوثيق الدفعات المالية وتحقيق الدقة والمصداقية في السجلات المالية.

‍

5- تعزيز الثقة والمصداقية

يسهم استخدام سند القبض في بناء الثقة والمصداقية مع العملاء والشركاء التجاريين، كما يمكن للعملاء أو الشركاء التحقق من استلام المبلغ المالي وتوقيع المستلم على السند، مما يعزز الثقة بالعلاقة التجارية.

‍

6-التحقق من توفر النقد

 يسهل استخدام سند القبض مراجعة مدى توافر النقد في الشركة ويعد إحدى مؤشرات التدفق النقدي الفعال.

‍

7- الحفاظ على الأموال

يحد استخدام سند القبض من عمليات السرقة والاختلاسات التي قد يتورط فيه أحد أفراد قسم المحاسبة.

‍

8- تسهيل المقارنة

يمكن استخدام سند القبض لمقارنة الدفعات النقدية بالمدفوعات غير النقدية مثل الشيكات أو التحويلات البنكية، وهذا يساعد على تحليل وفهم نسبة استخدام النقد مقارنة بالأدوات المالية الأخرى.

‍

ما هي المشاكل التي تواجه استخدام سند القبض؟

‍

على الرغم من الفوائد الكثيرة لاستخدام سند القبض، إلا أنه يمكن أن تواجه بعض العيوب والتحديات عند التعامل معها، بما في ذلك السندات الورقية، ونذكر منها: 

‍

1- خطأ في المعلومات

قد يحدث خطأ في إدخال المعلومات في سند القبض، مثل الأرقام المالية أو تفاصيل العميل، لذلك يجب التحقق من البيانات بدقة قبل إصدار السند لتجنب أي أخطاء.

‍

2- فقدان أو تلف السند

قد يحدث فقدان أو تلف السند الورقي، مما يصعب تقديمه كدليل على استلام المبلغ النقدي، لذلك يفضل الحفاظ عليه قدر الإمكان أو يمكنك استخدام السندات الإلكترونية لتجنب هذه المشكلة.

‍

3- صعوبة التتبع

قد يكون من الصعب في حالة وجود عدد كبير من السندات الورقية، تتبعها وإدارتها بشكل فعال، وبالتالي يمكن أن يتسبب ذلك في فقدان المعلومات أو صعوبة في العثور على السندات وقت الحاجة.

‍

4- مشاكل التوقيع

قد يحدث خلل في عملية التوقيع على السندات الورقية، مثل توقيع غير واضح أو توقيع غير مطابق للمعتاد، لذلك يجب التأكد من وضوح التوقيع وصحة المعلومات المرتبطة به.

‍

5- صعوبة في التخزين والمراجعة

قد يكون من الصعب تخزين السندات الورقية بشكل منظم وآمن، ويمكن أن تستهلك الكثير من الوقت والجهد في استرجاع السندات والمراجعة المالية لاحقًا.

‍

وإذا أردت التغلب على هذه المشكلات، فيمكنك  استخدام تقنيات التكنولوجيا المالية المتقدمة، مثل السندات الإلكترونية ونظم إدارة المدفوعات الرقمية، والتي تساهم في تسهيل وتحسين عملية إصدار وإدارة سندات القبض.

‍

ما هو سند القبض الالكتروني؟

يعرف سند القبض الإلكتروني بأنه نوع من الوثائق المالية التي تصدر وتستلم عبر وسائل إلكترونية بدلاً من الوثائق الورقية التقليدية، ويتم استخدام التكنولوجيا الرقمية والشبكة الإلكترونية لتسهيل عملية إنشاء وتبادل وتخزين سندات القبض.

‍

يتم تضمين محتويات سند القبض الإلكتروني بنفس الطريقة التي تم ذكرها سابقاً للسند الورقي، ومع ذلك، يتم تخزين المعلومات والتفاصيل الخاصة بالمعاملة المالية في شكل رقمي، ويتم تداولها وتبادلها بين الأطراف المعنية عبر الإنترنت أو منصات إلكترونية موثوقة.

‍

ماهي مزايا استخدام سندات القبض الالكترونية؟

يوفر لك استخدام سندات القبض الإلكترونية العديد من المزايا، ومنها:

‍

1- سهولة الاستخدام والتبادل

يمكن إنشاء سندات القبض الإلكترونية بسهولة وسرعة عبر أنظمة الدفع الإلكترونية والتطبيقات المالية، كما يمكن تبادلها بسهولة بين الأطراف المشاركة.

‍

2- التتبع والمراقبة الآلية

يمكن تتبع وتسجيل عمليات إنشاء السندات الإلكترونية وتحديثها بشكل آلي، مما يسهل المراقبة والمراجعة المالية لاحقًا.

‍

3- الأمان والحماية

يمكن تطبيق تقنيات التشفير والتوقيع الرقمي لضمان أمان سندات القبض الإلكترونية ومنع التلاعب بها، كما يمكن تطبيق إجراءات حماية إضافية مثل المصادقة المزدوجة للتحقق من هوية الأطراف المعنية.

‍

4- الاستدامة البيئية

يساهم استخدام السندات الإلكترونية في الحفاظ على البيئة وتقليل النفايات، لأنه يقلل من الاعتماد على الورق والطباعة.

‍

نموذج مجاني للسندات

هنا نموذج مجاني للسندات القبض يشمل المعلومات التي تضمن الشمولية:

‍

سند قبض

التاريخ    / / م                               الموافق /        /    هـ

                                          --------------- :رقم السند

------------------------------------- :عنوان السند

-----------  :استلمنا من السيد

-------------------------------- مبلغ  وقدره:--------                                           قدره كتابة

----------------------- نقداً  / شيكاً

----------------------- وذلك مقابل

    -----------------------           المستلم           -----------------------                      جهة الدفع

  -----------------------       الاسم والتوقيع              ------------------                  الاسم والتوقيع

عنوان الشركة                             عنوان البريد الإلكتروني                     هاتف الشركة

‍

كيف يساعدك نظام دوسو في إنشاء سندات القبض؟

في عالم الأعمال المتسارع، تحتاج المؤسسات إلى أدوات فعّالة لإدارة العمليات المالية، وباعتبار إنشاء سندات القبض جزءاً أساسياً من هذه العمليات، يأتي دور نظام المحاسبة من  دوسوERP كأداة قوية تساعد الشركات في تبسيط هذه العملية وضمان دقة وسرعة في إنشاء سندات القبض.

تستطيع إنشاء سندات القبض بسهولة من خلال اتباع هذه الخطوات:

‍

1- قم بتسجيل الدخول إلى دوسو باستخدام بياناتك الشخصية.

2- انتقل إلى قسم المحاسبة واختر "الحركات اليومية - سند القبض".

3- قم بإدخال المعلومات الأساسية، والتي تشمل تاريخ السند- اسم المستلم-حساب النقدية- 

الحساب المحصل منه- المبلغ المسدد.

4- تأكد من صحة المعلومات المدخلة.

5- احفظ السند ثم انتقل إلى الاعتمادات لمراجعته واعتماده.

‍

وبهذه الخطوات البسيطة، يمكنك بسهولة إعداد وإصدار سندات القبض في دوسو، مما يساعد في إدارة التحصيل النقدي والسيولة المالية للشركة.دوسو طريقك الأسهل لإنجاز أكبر.

‍