إعداد الفواتير الإلكترونية المتوافقة مع القوانين السعودية: دليل شامل

تعد الفاتورة الإلكترونية جزءاً من مبادرة التحول الرقمي التي أطلقتها الهيئة العامة للزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA)، في المملكة العربية السعودية، والتي تهدف إلى تحسين الكفاءة والشفافية في المعاملات التجارية، بالإضافة إلى ذلك تهدف هذه المبادرة إلى مكافحة التهرب الضريبي، وتعزيز الشفافية، وتسهيل الإجراءات الضريبية لكل من الشركات والمستهلكين.

ويجب التذكير بمراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية، إذ بدأت ZATCA بتطبيق الفاتورة الإلكترونية على مرحلتين:

المرحلة الأولى (الامتثال الأساسي)

بدأت في 4 ديسمبر 2021، وتتطلب إصدار وحفظ الفواتير الإلكترونية بدلاً من الفواتير الورقية، كما أنها تشمل جميع المكلفين بضريبة القيمة المضافة.

المرحلة الثانية (الدمج والتشغيل البيني)

بدأت في 1 يناير 2023، وتتطلب تكامل الأنظمة الإلكترونية للمكلفين مع نظام الهيئة، كما تتطلب الالتزام بمعايير التوقيع الإلكتروني وإرسال الفواتير إلى منصة الهيئة.

نقدم لك في هذا المقال كل ما تحتاج إلى معرفته عن إعداد الفواتير الإلكترونية المتوافقة مع القوانين السعودية، إذ نوضح ما يلي:

‍

• ما هي الفاتورة الإلكترونية في السعودية؟​​
• ما هي أهداف اعتماد الفاتورة الإلكترونية؟
• ما هو الفرق بين الفوترة الإلكترونية والفاتورة الإلكترونية؟
• ما هو شكل الفاتورة الإلكترونية في السعودية؟
• ما هي خطوات إعداد الفواتير الإلكترونية المتوافقة مع القوانين السعودية؟
• كيف تساعدك أنظمة دوسة السحابية في اعتماد الفوترة الالكترونية؟ 

‍

ما هي الفاتورة الإلكترونية في السعودية؟​​

تعرف الفاتورة الإلكترونية في السعودية بأنها وثيقة رقمية تستخدم لإثبات المعاملات التجارية بين البائعين والمشترين، ويكون الهدف من استخدامها تحسين الكفاءة والشفافية في العمليات المالية والتجارية، كما أنها تمثل جزءاً هاماً من جهود المملكة لتعزيز التحول الرقمي والاعتماد على التكنولوجيا في إدارة الأعمال.

تقسم الفواتير الإلكترونية في المملكة العربية السعودية إلى نوعين رئيسيين: الفاتورة الضريبية والفاتورة الضريبية المبسطة، ويكون لكل نوع منهما خصائص ومتطلبات محددة وفقاً للوائح الهيئة العامة للزكاة والدخل (GAZT).

 الفاتورة الضريبية

تعرف الفاتورة الضريبية بأنها وثيقة رسمية تصدرها الشركات أو الأفراد المسجلون في ضريبة القيمة المضافة (VAT) عند بيع السلع أو تقديم الخدمات الخاضعة للضريبة، وتهدف هذه الفاتورة إلى إثبات المعاملة التجارية وتحديد الضريبة المضافة على البيع، وتستخدم هذه الفاتورة في المعاملات التجارية بين الشركات (B2B) أو بين الشركات والأفراد (B2C) عندما يكون المبلغ الإجمالي كبيراً ويتطلب توثيقاً أكثر تفصيلاً.

الفاتورة الضريبية المبسطة

تعرف الفاتورة الضريبية المبسطة بأنها نوع من الفواتير الإلكترونية تستخدم في المعاملات التي تكون قيمتها أقل وتحتاج إلى توثيق أقل تفصيلاً، وتصدر هذه الفواتير عادةً في المعاملات اليومية البسيطة مثل البيع بالتجزئة، وتستخدم هذه الفاتورة في المعاملات التجارية بين الشركات (B2B) أو بين الشركات والأفراد (B2C) عندما تكون قيمة الفاتورة أقل وتحتاج إلى توثيق أبسط، كما تعد هذه الفواتير شائعة في قطاعات البيع بالتجزئة والخدمات اليومية.

ما هي أهداف اعتماد الفاتورة الإلكترونية؟

تسعى المملكة العربية السعودية من خلال اعتماد الفواتير الإلكترونية إلى تحقيق عدة أهداف، ومنها:

تعزيز الشفافية

تساعد الفواتير الإلكترونية في تقليل التلاعب والاحتيال المالي من خلال توفير سجلات دقيقة ومؤمنة.

تحسين الكفاءة

تساهم الفواتير الإلكترونية في تسريع عمليات الفوترة وتقليل الأخطاء اليدوية، مما يعزز كفاءة الأعمال.

تسهيل الامتثال الضريبي

تسهل الفواتير الإلكترونية عملية جمع الضرائب والتحقق من صحة البيانات، مما يدعم الامتثال الضريبي.

حماية البيئة

تساهم الفواتير الإلكترونية في تقليل استخدام الورق، مما يدعم جهود الحفاظ على البيئة.

ما هو الفرق بين الفوترة الإلكترونية والفاتورة الإلكترونية؟

الفوترة الإلكترونية

الفوترة الإلكترونية هي النظام أو العملية التي تستخدم لإصدار وإدارة وتخزين الفواتير بشكل رقمي، ويتضمن هذا النظام جميع الإجراءات المتعلقة بإنشاء الفواتير، وإرسالها، واستقبالها، ومعالجتها باستخدام الأدوات والبرامج الإلكترونية، ويكون الهدف من الفوترة الإلكترونية هو تحسين الكفاءة وتقليل الأخطاء وتوفير الأمان في التعامل مع الفواتير.

الفاتورة الإلكترونية

الفاتورة الإلكترونية هي الوثيقة الرقمية نفسها التي تصدر من خلال نظام الفوترة الإلكترونية، أي أنها مستند رقمي يحتوي على جميع تفاصيل المعاملة التجارية بين البائع والمشتري، بما في ذلك المعلومات الأساسية مثل الأسماء، والعناوين، والمنتجات أو الخدمات، والمبلغ المستحق، وكذلك تفاصيل الضريبة.

باختصار، الفوترة الإلكترونية هي العملية أو النظام، بينما الفاتورة الإلكترونية هي الناتج أو الوثيقة التي تنتج عن هذه العملية.

ما هو شكل الفاتورة الإلكترونية في السعودية؟

قامت الهيئة العامة للزكاة والدخل (GAZT) في السعودية، بتحديد المتطلبات الأساسية للفواتير الإلكترونية لضمان الامتثال للقوانين.

وهذه هي البيانات الأساسية التي يجب توافرها في كل فاتورة:

1- المعلومات الأساسية للبائع والمشتري

وتشمل:

• اسم البائع: الاسم الكامل للشركة أو الفرد الذي يبيع السلع أو يقدم الخدمات.
• عنوان البائع: العنوان الكامل لمكان عمل البائع.
• الرقم الضريبي للبائع: رقم التسجيل الضريبي للبائع.
• اسم المشتري: الاسم الكامل للشركة أو الفرد الذي يشتري السلع أو الخدمات.
• عنوان المشتري: العنوان الكامل لمكان عمل أو إقامة المشتري.
• الرقم الضريبي للمشتري: رقم التسجيل الضريبي للمشتري (إذا كان مسجلاً في ضريبة القيمة المضافة).

2- تفاصيل المنتجات أو الخدمات

وتشمل:

• وصف المنتجات أو الخدمات: وصف مفصل للبنود المباعة أو الخدمات المقدمة.
• الكميات: عدد الوحدات المباعة من كل بند.
• الأسعار الفردية: سعر كل وحدة قبل الضريبة.
• إجمالي المبلغ المستحق: المبلغ الإجمالي للبنود قبل إضافة الضريبة.

3- تفاصيل الضريبة

وتشمل:

• نسبة ضريبة القيمة المضافة: النسبة المئوية للضريبة المطبقة على البنود.
• قيمة الضريبة المضافة: المبلغ الإجمالي لضريبة القيمة المضافة المضافة إلى الفاتورة.
• إجمالي المبلغ المستحق بعد الضريبة: المبلغ الإجمالي بعد إضافة ضريبة القيمة المضافة.

4- تفاصيل إضافية

وتشمل:

• تاريخ إصدار الفاتورة: التاريخ الذي تم فيه إصدار الفاتورة.
• رقم الفاتورة التسلسلي: رقم تسلسلي لتحديد الفاتورة.
• شروط الدفع: أي شروط متعلقة بالدفع (إن وجدت).

5- التوقيع الإلكتروني

ويضمن وجود توقيع إلكتروني صحة الفاتورة وعدم التلاعب بها.

وهكذا يتم إنشاء الفاتورة الإلكترونية بصيغة رقمية يمكن أن تكون بصيغة PDF، XML، أو أي تنسيق آخر معتمد من قبل الهيئة العامة للزكاة والدخل، كما يجب أن تكون الفاتورة قابلة للقراءة إلكترونياً وتحتوي على جميع البيانات المطلوبة لضمان الامتثال والشفافية.

ما هي خطوات إعداد الفواتير الإلكترونية المتوافقة مع القوانين السعودية؟

يجب اتباع هذه الخطوات لاعداد نظام الفواتير الإلكترونية المتوافق مع القوانين السعودية:

1- اختيار نظام فوترة إلكتروني معتمد

تعد أول خطوة هي اختيار نظام فوترة إلكتروني معتمد من الهيئة العامة للزكاة والدخل، ومثال على ذلك أنظمة دوسو السحابية، كما يجب التأكد من أن النظام يلبي جميع المتطلبات القانونية ويتيح لك إصدار الفواتير بسهولة وأمان، كما هو الحال مع دوسو.

2- تكوين النظام

بعد اختيار النظام المناسب، يجب أن تقوم بتضمين هذا النظام جميع المعلومات الضرورية مثل البيانات الأساسية للشركة، وشعار الشركة، وتفاصيل الحساب البنكي.

3- إدخال تفاصيل المعاملات

عند إجراء أي معاملة تجارية، قم بإدخال جميع التفاصيل الضرورية في النظام، وقم بالتأكد من صحة البيانات المدخلة لتفادي أي أخطاء قد تؤدي إلى مشكلات قانونية.

4- توقيع الفاتورة إلكترونياً

الخطوة التالية هي توقيع الفاتورة إلكترونياً باستخدام التوقيع الإلكتروني المعتمد، وتضمن هذه الخطوة صحة الفاتورة وتمنع أي تلاعب بمحتواها.

5- إرسال الفاتورة الإلكترونية

بعد توقيع الفاتورة، يمكنك إرسالها إلى العميل عبر البريد الإلكتروني أو أي وسيلة إلكترونية أخرى، كما يجب التأكد من أن العميل قد استلم الفاتورة وقام بتأكيد استلامها.

6- تخزين الفواتير

من الضروري تخزين جميع الفواتير الإلكترونية بطريقة آمنة وسهلة الوصول، ويفضل استخدام نظام تخزين سحابي مثل أنظمة دوسو السحابية المعتمدة، وذلك لضمان حماية البيانات وسهولة الوصول إليها عند الحاجة.

ونقدم لك  بعض النصائح لضمان الامتثال للقوانين، ومنها:

• البقاء على إطلاع: إذ يجب التأكد من متابعة أي تحديثات أو تعديلات على القوانين المتعلقة بالفواتير الإلكترونية في المملكة العربية السعودية.
• التدريب: قم بتدريب فريق العمل على كيفية استخدام نظام الفوترة الإلكتروني بشكل صحيح لضمان الامتثال والمتابعة الدقيقة.
• التدقيق الدوري: قم بمراجعة دورية للفواتير الإلكترونية لضمان دقتها والتزامها بالمتطلبات القانونية.

كيف تساعدك أنظمة دوسة السحابية في اعتماد الفوترة الالكترونية؟ 

توفر لك أنظمة دوسو السحابية المعتمدة من قبل الهيئة العامة للزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA) في السعودية، حلاً شاملاً لإعداد الفواتير الإلكترونية من خلال تقديم مجموعة من الوظائف والميزات التي تسهل عملية إنشاء، وإدارة، وإرسال الفواتير. 

باستخدام أنظمة دوسو، يمكن للشركات ضمان الامتثال للقوانين، إذ تدعم أنظمة دوسو التوقيع الإلكتروني والتكامل مع الأنظمة الأخرى لتبادل البيانات بشكل سلس، كما أنها تقدم لك واجهة مستخدم سهلة الاستخدام تتيح إدخال البيانات بسرعة ودقة، مع إمكانية تخصيص نماذج الفواتير وفقاً لاحتياجات العمل، كما توفر أنظمة دوسو أدوات للتحقق من صحة الفواتير قبل إصدارها، وحلول تخزين آمنة للفواتير الإلكترونية، مما يسهل الوصول إليها في أي وقت.

بالإضافة إلى ذلك، يمكن للمستخدمين متابعة وإدارة سجلات الفواتير والتحليلات ذات الصلة لمراقبة الأداء المالي وتحسين العمليات التجارية.

بالختام، تعد الفواتير الإلكترونية خطوة مهمة نحو مستقبل رقمي أكثر شفافية وكفاءة في المملكة العربية السعودية. أنظمة دوسو السحابية هي طريقك الأسهل دوماً. استخدم دوسو واحصل على الأفضل. 

‍