دليلك الشامل لاعتماد الفوترة الإلكترونية في السعودية: من الإعداد إلى التطبيق

هل سمعت عن اعتماد الفوترة الإلكترونية في السعودية؟

هل تود معرفة مراحل إعدادها، والحصول عليها؟

نقدم لك في هذا المقال دليلا شاملا لاعتماد الفوترة الإلكترونية في السعودية، إذ نوضح به ما يلي:

مراحل تنفيذ الفوترة الإلكترونية في السعودية

انطلاقاً من توجيهات الهيئة العامة للزكاة والضريبة والجمارك في السعودية، فقد تم تحديد ثلاث مراحل لتنفيذ الفواتير الإلكترونية:

1- المرحلة الأولى: (بدأت في 4 ديسمبر 2021)

• تشمل المنشآت ذات الإيرادات السنوية الأكبر من 100 مليون ريال سعودي.
• تلزم هذه المنشآت بإصدار فواتير إلكترونية لكافة عمليات البيع الخاصة بها.
• يتم إصدار الفواتير بتنسيق محدد ومعتمد من الهيئة العامة للزكاة والضريبة والجمارك.
• يجب ربط أنظمة الفوترة الإلكترونية مع أنظمة المحاسبة والمبيعات لدى هذه المنشآت.
• هدف هذه المرحلة هو بناء القدرات والاستعداد لتطبيق الفوترة الإلكترونية.

2- المرحلة الثانية: (1 بناير 2023)

• تشمل جميع المنشآت الأخرى في المملكة.
• تلزم جميع المنشآت بإصدار فواتير إلكترونية لكافة عمليات البيع.
• سيتم تحديد متطلبات وضوابط محددة لهذه المرحلة من قبل الهيئة.
• تشمل متطلبات التوقيع الإلكتروني والتكامل مع الأنظمة الإلكترونية الحكومية.
• هدف هذه المرحلة هو تعميم تطبيق الفوترة الإلكترونية على جميع المنشآت.

3- المرحلة الثالثة: مرحلة المتابعة والتطوير

• ستقوم الهيئة بمتابعة تنفيذ الفوترة الإلكترونية وتقييم الآثار والتحديات.
• ستعمل الهيئة على تطوير البنية التحتية التقنية وتحسين خدمات الفوترة الإلكترونية.
• الهدف هو ضمان استدامة تطبيق الفوترة الإلكترونية وتحقيق أقصى استفادة منها.

كيفية التحضير لتنفيذ الفوترة الإلكترونية

يبدأ التحضير لها من خلال المراحل التالية:

1- مرحلة الإعداد

ويكون من خلال فهم اللوائح والقوانين الحكومية، إذ تعتبر هذه الخطوة ضرورية لضمان التوافق التام مع المتطلبات التنظيمية للفوترة الإلكترونية في المملكة، وبالتالي يساعدك ذلك على تجنب أي مخالفات أو عقوبات، كما يشمل توفر بنية تحتية مناسبة، وكذلك اختيار نظام فوترة متوافق مع احتياجاتك. 

تقدم لك أنظمة دوسو السحابية المساعدة الكبيرة في هذه المرحلة، لأن أنظمة دوسو معتمدة من قبل الهيئة العامة للزكاة والضريبة والجمارك في السعودية.

2- مرحلة التخطيط والتصميم

تقوم بهذه الخطوة عبر تحديد نطاق وأهداف المشروع، فهذا يساعد على توجيه جهودك نحو تحقيق النتائج المرجوة، كما يجب أن تقوم بتصميم عمليات الفوترة الإلكترونية بشكل فعال وكفء، ووضع إجراءات الأمن والحماية الخاصة بك.

3- مرحلة التنفيذ والتكامل

تشمل هذه المرحلة تركيب وتهيئة نظام الفوترة المناسب، ودمج النظام مع البيئة التحتية، وكذلك يجب القيام بإجراء اختبارات نهائية لضمان سلامة النظام.

متطلبات الفوترة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية

سنقوم بشرح متطلبات العمل للحصول على الفوترة الإلكترونية:

1- التسجيل والحصول على الموافقات

ويشمل التسجيل كمصدر للفوترة الإلكترونية لدى الهيئة العامة للزكاة والدخل (GAZT)، ويتطلب هذا التسجيل الحصول على الموافقات اللازمة والالتزام بالمتطلبات التنظيمية، والحصول على أي موافقات أو تراخيص إضافية من الجهات المعنية الأخرى إذا لزم الأمر، مثل وزارة التجارة أو الهيئة السعودية للبيانات.

2- إعداد النظام والبنية التحتية 

ويكون ذلك باختيار وتهيئة نظام الفوترة الإلكترونية المناسب، سواء نظام داخلي أو برنامج خارجي متكامل، ومن ثم ربط نظام الفوترة الإلكترونية بأنظمة المحاسبة والمخزون والمبيعات لضمان التكامل والدقة، وكما يجب إعداد قاعدة البيانات وتحديد نماذج الفواتير الإلكترونية التي ستُستخدم وفقًا للمتطلبات، وبنهاية مرحلة الإعداد يجب تحديد آليات التوقيع الإلكتروني والتشفير وتطبيق أفضل ممارسات للحفاظ على أمن المعلومات.

3- التدريب والتغيير التنظيمي

  بعد اختيار نظام فوترة مناسب لعملك، تبدأ مرحلة تدريب الموظفين المعنيين على استخدام هذا النظام، والقيام بإجراء تغيير في العمليات والإجراءات الداخلية لتتناسب مع متطلبات الفوترة الإلكترونية، وبعدها القيام بإبلاغ العملاء وشركاء الأعمال بالتحول إلى نظام الفوترة الإلكترونية وتوعيتهم بالمتطلبات الجديدة.

4- إصدار الفواتير الإلكترونية

 وهنا يجب إصدار الفواتير الإلكترونية للعملاء واستخدام التوقيع الإلكتروني والاحتفاظ بنسخ رقمية، كما يجب إرسال الفواتير إلى العملاء عبر قنوات الاتصال الإلكترونية المتفق عليها، بالإضافة إلى ربط نظام الفوترة الإلكترونية بإجراءات التحصيل والمدفوعات لتسهيل العملية.

5- المتابعة والتحسين المستمر

  وعندما تصل إلى هنا تكون العملية قد تمت ولا يبقى سوى متابعة الامتثال التنظيمي والتحديثات المستقبلية في متطلبات الفوترة الإلكترونية، وقياس مؤشرات الأداء ومعدلات النجاح وإجراء التحسينات اللازمة على النظام والعمليات، والقيام بالتواصل المستمر مع العملاء وتقديم الدعم الفني اللازم لضمان سلاسة العملية.

بإتمام هذه المراحل تضمن تنفيذ ناجح لنظام الفوترة الإلكترونية في السعودية بما يتوافق مع التشريعات والمتطلبات الحكومية.

ملخص عن متطلبات الفوترة الإلكترونية

ويمكن تلخيص هذه المتطلبات بما يلي:

• إلزامية استخدام حلول إلكترونية لإنشاء الفواتير، إذ لا يعتبر إنشاء الفواتير يدوياً فاتورة إلكترونية معتمدة.
• إضافة رموز الاستجابة السريعة (QR Code) على جميع الفواتير الضريبية والمبسطة، بدءاً من المرحلة الثانية من تطبيق الفوترة الإلكترونية.
• تضمين رقم ضريبة القيمة المضافة للمشتري في كافة الفواتير الضريبية والمبسطة.
• إصدار الفواتير بتنسيق XML لتسهيل التبادل الإلكتروني للبيانات.
• استخدام تقنيات مكافحة التلاعب بالفواتير الإلكترونية، مثل الطوابع المشفرة والتجزئة.
• تطبيق معايير أمنية إضافية كالمعرف الفريد العالمي (GUID) لضمان سلامة البيانات.
• ربط حلول الفوترة الإلكترونية مع نظام هيئة الزكاة والضريبة والجمارك لتحقيق التكامل والشفافية.

وتعتبر هذه المتطلبات شاملة لمراحل تنفيذ إصدار الفوترة الالكترونية، كما أنها تهدف إلى تعزيز الامتثال الضريبي، والحد من التهرب والتلاعب، وتسهيل عمليات المراقبة والرقابة الحكومية.

تساعدك أنظمة دوسو السحابية في التجهيز الممتاز لتنفيذ إصدار الفوترة الإلكترونية فهو معتمد من قبل الهيئة العامة للزكاة والضريبة والجمارك في السعودية.

‍